Regroup everything!

La base de données ACCESS par son moteur de calcul intégré permet avec une étonnante (ou presque) simplicité le travail sur les données : filtres, regroupements et même calculs ! Dans cette série d’articles nous vous proposons de jouer avec toutes les finesses de ces opérations, au risque de ne plus pouvoir vous en passer ! Alors à vos requêtes !

Nous abordons dans cet article les calculs de regroupement sur Access (Partie 1)

Reprenons notre modèle de données Microsoft ACCESS utilisé dans le post précédent organisé autour de deux tables :

– les Clients et les Contrats

Jouons à faire quelques comptages. L’opération est si simple qu’il m’arrive de me demander s’il est besoin de l’expliquer …
     –  Combien avons-nous de contrats par pays de résidence des clients ?

Construisons la requête suivante :

La ligne Opérations a été activée par le bouton de commande  sur le ruban.

Définissons notre critère de regroupement (celui qui correspond à ce que nous disons en parlant de Par pays) et notre opération de comptage. Pour cette dernière le champ utilisé n’est pas important puisque le système va compter le nombre de lignes, donc no stress !
Il est possible de modifier le libellé de la colonne résultats en renommant la colonne directement dans la construction de la requête.

Par exemple :

     –  Allons plus loin dans le calcul en essayant de visualiser les résultats par département.

Evidemment … un plaisir ne venant jamais seul … nous n’avons qu’une colonne [Code Postal] !

Cela donne donc dans un premier temps :

Utilisons la fonction GAUCHE pour extraire les deux premiers caractères du code postal, qui constitueront le département :
Le résultat obtenu sera conforme à nos attentes : (trop fort !)
     –  Compliquons un peu plus avec le montant total des contrats d’abord
Ne vous formalisez pas du nombre de décimales… Ce sera corrigé dans vos formulaires ou vos états !
     –  Encore un peu plus ?
Combien a-t ‘on de contrats de plus de 1000€ et combien de contrats de moins de 1000€ ?

La solution consiste à créer une formule renvoyant 1 ou 0 en fonction du dépassement ou non de ce montant de 1000€, la bonne vieille fonction SI qu’ACCESS appelle on ne sait pourquoi VRAIFAUX (vous pouvez aussi l’écrire IIF). La somme des résultats donnera les réponses attendues :

soit
(Nous ferons un prochain article sur cette fonction VRAIFAUX si vous n’êtes pas au mieux avec elle !)
     –  Et pour vérifier le tout :
Tout ceci n’est-il pas excitant ? …

Laissez-vous aller à de nouveaux regroupements !