Une question d’importance : A quoi ça sert une macro ?

Profitons de ce moment de calme imposé par les circonstances pour reparler des fondamentaux : Une macro, à quoi ça sert ? La réponse est simple : à automatiser.

Je pourrais m’arrêter là dans mes explications, mais je sens que vous resteriez sur votre faim.

Une macro sert donc à automatiser une série plus ou moins longue de tâche, et à les faire à une vitesse à laquelle même un Usain Bolt du clavier aurait du mal à suivre. Un exemple ? prenons un copier-coller de 10 000 lignes sur Excel. Vous avez trois possibilités :

  • Recopier à la main les 10 000 lignes, c’est long, c’est pénible, et vous avez de grande chance de faire des erreurs.

 Temps estimé : le temps d’user votre patience.

  • Faire un copier-coller au clavier : pour les cas simple les risques d’erreurs sont limités et c’est plutôt rapide.

Temps estimé : de l’ordre de quelques secondes.

  • Au sein d’une macro : ça va vite… vraiment vite, et les risques d’erreurs sont éliminés.

Temps estimé : Aucune idée, je n’ai pas eu le temps de déclencher le chrono.

Imaginons maintenant que vous ayez à rassembler des données de plusieurs fichiers, disons 50, dans un seul en vue de faire des analyses avec plein de chiffres et de couleurs dedans :

  • En le faisant au clavier vous multipliez le temps de travail par 50 (au moins), le risque d’erreurs aussi, et il reste encore du travail après pour préparer la prochaine réunion.
  • Avec une macro bien développée, les données seront compilées, les calculs effectués, les graphiques mis à jour, le rapport exporté en PDF sur le réseau, les graphiques intégrés au Power Point de la prochaine réunion, et le tout diffusé par mail à tous vos collègues qui le méritent.

Et tout cela en moins de temps qu’il n’en faut pour dire : « Pause-café », ou presque… et en limitant très sérieusement les risques d’erreurs.

Parce que je ne vous l’avais pas encore dit, mais la liste de tâche réalisable par une macro est…plutôt conséquente, voir interminable, alors lorsque nous discuterons de vos futurs projets ne vous imposez pas de limite !

Pour terminer, faisons rapidement un petit calcul de nature à convaincre un chef sceptique qu’une macro bien développée est indispensable :

Hypothèses & certitudes : 

  • Il y a 52 semaines dans une année
  • Nous bénéficions au minimum de 5 semaines de congés payés
  • Nous travaillons 7 heures par jour
  • Nous travaillons 5 jours par semaine
  • La macro nous fait gagner 15 minutes de travail par jour

 

Nous travaillons 52 – 5 = 47 semaines par an.

La macro nous libère 15 x 5 = 75 minutes par semaine :

  • Soit 47 x 75 = 3525 minutes par an
  • Soit 3525 / 60 = 59 heures par an
  • Soit 59 / 7 = 8,5 jours par an
  • Soit 8,5 / 5 = 1,7 par an

Je vous fais entièrement confiance pour occuper tout ce temps retrouvé !