Les affichages personnalisés sur Microsoft Excel

Généralités

Il existe une fonction dans Excel que peu de personnes connaissent mais qui peut vous faire gagner un temps non négligeable : l’affichage personnalisé.

Cette commande est disponible dans l’onglet « Affichage » du ruban Excel :

But

Le but de cette commande est d’enregistrer les modes d’affichages (sélection, lignes et colonnes masquées, filtres…) et les paramètres d’impression (Marges, en-têtes et pieds de page) pour une feuille de calcul.

Exemple

On dispose d’une table avec toutes les ventes sur l’année N-1 et l’année N. L’objectif est d’imprimer ce tableau pour chaque responsable de région. Au lieu de faire des filtres un à un et d’imprimer le tableau, il est possible de réaliser une vue par région.

tuto excel Affichage personnalisé

Dans un premier temps, il faut paramétrer le fichier :

  • Appliquer un filtre sur une région : ici l’Alsace
  • Masque les colonnes non nécessaires
  • Faire la mise en page (entêtes, pieds de page, marges…)

Ensuite l’onglet « Affiche » du ruban, sélectionner la commande « Personnalisé », puis « ajouter »

tuto excel Affichage personnalisé
tuto excel Affichage personnalisé

On réitère l’opération autant de fois que nécessaire. Il s’agit ici de la partie la plus pénible !

Enfin, on obtient une liste de vues personnalisées :

tuto excel Affichage personnalisé

Il suffit ensuite de sélectionner une vue et de cliquer sur « Afficher ». Cela réapplique le ou les filtres, remets des paramètres d’impressions et masque les colonnes.

tuto excel Affichage personnalisé
tuto excel Affichage personnalisé

Limitation(s)

Il y a un mais !! Et pas des moindres…

Cette fonction n’est pas disponible à partir du moment où vous avez dans votre fichier au moins un tableau (au format Tableau) :

tuto excel Affichage personnalisé

Allez savoir pourquoi le format TABLEAU n’accepte pas les vues personnalisées. Encore un mystère…

Conclusion

L’avantage d’une telle option est de pouvoir générer des fichiers personnalisés en partant d’un seul onglet. Adieu les copier/coller en série !!!