La fonction SOUS.TOTAL, une fonction méconnue mais pourtant bien pratique !

Dites ? vous connaissez la fonction SOUS.TOTAL ? Non ? c’est dommage, elle est pourtant bien utile ! Si vous le permettez, je m’en vais de ce pas vous en toucher deux mots.

A quoi sert donc cette formule ? Tout simplement à faire un certain nombre de calcul sur une plage de cellules filtrées en ne considérant que les cellules visibles.

Comme je vous sens un peu dubitatif face à cette réponse, je vais développer mon propos !

Prenons un jeu donnée aléatoirement contrôlé et complétement fictif représentant la synthèse du nombre d’opérations de maintenance sur différents matériels au cours du premier semestre d’une année hypothétique :

Imaginons maintenant que vous avez l’impérieuse nécessité de savoir le nombre maximum de panne soit en fonction du matériel soit en fonction du mois.

Vous allez donc, tout naturellement, appliquer des filtres sur notre tableau, sur le champ qui vous intéresse, en l’occurrence le mois de Février.

Comparons maintenant les différents résultats renvoyés par notre fonction SOUS.TOTAL et la fonction MAX appliqué à la colonne « Nb de panne » :

La fonction SOUS.TOTAL vous renvoi donc la valeur maximale de la plage filtrée, alors que la fonction MAX renvoi la valeur maximale de la plage sous se soucier des cellules filtrées.

Pour l’exemple je n’ai considéré que l’argument « 104 – Max » de la fonction SOUS.TOTAL, mais il y en a bien d’autre à exploiter, je suis sûr que votre curiosité naturelle vous poussera à explorer les possibilités de cette fonction…

Vous vous rendrez très vite compte qu’il y a deux arguments possibles pour faire apparemment le même travail, il existe cependant une petite nuance. Il se peut qu’il y ait des cellules masquées dans votre plage de données. Pour en tenir compte dans vos calculs, utiliser les arguments inférieurs à 100.

De façon concrète, la fonction SOUS.TOTAL est l’un des outils qui vous permettra de rendre vos tableaux de bord dynamiques.

Les lecteurs les plus assidus auront très certainement lu (et adoré) l’article de Christophe sur les segments où il vous explique qu’il est possible de lier un segment à un tableau.

Il devient alors facile, avec un peu d’inspiration, de rendre dynamique vos tableaux de bord.

Le tableau de données étant caché, sur un autre onglet par exemple, vous pourrez sélectionner une période à visualiser avec le segments « Mois », ce qui actualisera le tableau de calcul et le graphique.

Voilà de quoi briller en réunion et épater les collègues à la machine à café non ?