Apprenez à ajouter/fusionner des requêtes-combiner des fichiers PowerBI avec nos Experts certifiés Microsoft Office Specialist !

Trois termes regroupés sous une même catégorie dans l’interface Power Query de Power BI: « Combiner ». Ok mais qui fait quoi exactement là-dedans et quand utiliser l’une, l’autre ou la troisième. Vous vous êtes posé plusieurs fois la question sans trouver de réponse idéale ? Nous allons tenter ici de passer en revue ces trois actions incontournables sous Power BI lorsque l’on met en place un nouveau modèle de données.

Se connecter à une source de données est une chose. En associer plusieurs entre elles en est une autre. Lorsqu’il s’agit de compléter un tableau par des éléments venant d’une seconde source, l’appel à l’ajout ou à la fusion de requêtes, ou encore à la combinaison de fichiers est nécessaire. Pour ne pas se mélanger dans le vocabulaire, faisons un petit aparté de vocabulaire.

Une requête est un ensemble d’étapes partant d’une connexion à une source de données et aboutissant à une table de données mises en formes. Ainsi l’ajout ou la fusion de requêtes agira sur une table en cours de mise en forme tout en considérant l’ensemble des étapes appliquées au sein des requêtes impliquées.

Mais que fait un ajout de requêtes vraiment ? L’ajout de requêtes permettra de compléter une table existante « par le bas » (voir Figure 1). L’exemple type est la nécessité de regrouper deux sources faisant par exemple référence à deux mois de l’année différents ou à deux régions différentes. L’objectif est alors de réunir ces deux sources au sein d’une seule et même table pour effectuer plus tard l’ensemble des calculs qui nous intéressent. Cette action implique que les intitulés des colonnes contenues au sein des deux requêtes concernées aient exactement la même dénomination. Attention, si vous ne l’avez pas encore constaté, l’outil est sensible à la casse.

Figure 1. Schématisation de l’ajout de requêtes

Je vous vois déjà arriver avec vos gros sabots : « Tu es bien gentil mais je souhaite analyser plus de deux mois ou plus de deux régions et je n’ai pas envie de refaire cela X fois ». Vous auriez raison. C’est à ce moment-là que la combinaison de fichiers entre en jeu. Cette action n’est qu’une généralisation de l’ajout de requêtes pour un nombre indéterminé de sources. Ainsi, si votre objectif est de réunir dans une table unique l’ensemble de vos sources mensuelles, la combinaison fera cela pour vous. Mais vous aurez un peu de travail malgré tout.

Si vous êtes arrivés jusqu’ici, j’espère avoir éclairci une part d’ombre sur la différence entre ajout et combinaison. Mais vous vous demandez probablement quelle action préférer car elles peuvent sembler comparables.

Comme je vous le disais, l’outil est fortement sensible à la casse. Donc si l’ensemble de vos fichiers source vient du même système informatique, vous pourrez très probablement utiliser la combinaison de fichier. Je vous le conseille d’ailleurs fortement. Il se pourrait cependant que vos sources, bien que contenant le même type d’informations, proviennent de systèmes différents et présentent des intitulés de colonnes différents. Vous devrez alors faire en sorte que vos requêtes mettent en forme séparément vos sources pour finalement les ajouter une fois les intitulés identiques.

Et la fusion dans tout ça ? La fusion complètera une requête non pas « par le bas » mais en ajoutant une ou plusieurs colonnes. Pour ce faire, les requêtes fusionnées devront posséder à minima une colonne contenant des éléments communs. Qui plus est ; la requête contenant les informations à rapporter doit avoir des éléments uniques dans la colonne contenant les informations communes. Un exemple pour illustrer mon propos. Votre requête devant être complétée contient des lignes de commandes clients, des références de produits et des quantités. Mais cette table ne contient pas de prix unitaire, ni de montant total de commande. Vous souhaitez donc ramener sur chaque ligne le prix unitaire en vous basant sur une table faisant la correspondance entre référence produit et prix unitaire. La fusion rapportera à chaque référence le prix unitaire dans une nouvelle colonne. Dans le cas où la référence ne serait pas présente dans la requête contenant les prix unitaires, une valeur null sera alors ramenée.

Figure 2. Schématisation de la fusion

Voilà qui je l’espère éclairera quelques lanternes sur la façon de combiner des requêtes. Le détail des étapes pour chacune de ces actions vous sera présenté dans nos prochains articles. Donc ne partez pas trop loin. Et si vous souhaitez effectuer des requêtes plus complexes, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts pour discuter de votre projet.