Savez-vous combiner des onglets sur Power BI ? Apprenons ensemble !

Vous aurez pu découvrir dans un précédent article la façon de combiner des fichiers entre eux. Néanmoins, vos données à combiner ne sont peut-être pas dans plusieurs fichiers mais contenues dans les onglets d’un seul et même fichier. Comment faire alors ? Une fois de plus, vous aurez deux possibilités, chacune avec ses avantages et inconvénients.

Solution 1 : Mettre en place une fonction personnalisée

La première étape consistera à vous connecter au fichier Excel contenant les onglets que vous souhaitez combiner les uns aux autres. Au moment du choix des onglets (cf Figure 1), sélectionnez l’onglet qui vous servira de modèle.

Figure 1. Fenêtre du choix de l’onglet à traiter

Une fois le contenu importé, charge à vous d’appliquer les modifications de vos données qui pourraient être nécessaires. Dans notre exemple, nous avons chargé un fichier concernant les recensements effectués en France de 1975 à 2019, chaque onglet correspondant à une année. Quelques modifications ont été nécessaires pour obtenir les colonnes suivantes :

  • Numéro du département
  • Nom du département
  • Sexe
  • Tranche d’âge
  • Nombre d’habitants

Les données ressemblent alors à la Figure 2.

Figure 2. Etat des données à la suite du traitement de l’onglet modèle

Vous pourriez à partir de ce moment envisager la création d’une fonction sur la base des étapes de votre requête. D’un clic droit sur le nom de la requête, le menu contextuel vous propose ce choix (cf Figure 3).

Figure 3. Accès à l’option de création de fonction

Néanmoins, sans autre action que celles évoquées précédemment dans cet article, vous n’aurez en réponse qu’un message d’alerte :

En effet, le principe d’une fonction est de prendre en entrée en élément variable (dans notre cas, le contenu d’un onglet) et de retourner un résultat à la suite de l’application d’un ensemble d’étapes.

Pour régler ce contre-temps, il vous sera nécessaire de créer un « paramètre » :

Une fois le paramètre créé, vous devrez l’intégrer à l’étape correspondante. Dans notre exemple, le paramètre créé contient en valeur le nom de l’onglet traité. Pour ce faire, ouvrez l’éditeur avancé de requêtes et modifiez le « 1975 » par le nom de votre paramètre :

Votre requête contient donc un paramètre et plus rien ne vous bloquera dans la phase de création de la fonction.

Retour donc un peu plus haut pour à nouveau faire un clic droit sur le nom de la requête et valider « Créer un fonction ». Il vous sera alors demandé un nom de fonction.

La fonction créée apparaitra alors dans un dossier dans la liste des requêtes. Vous devrez alors modifier la fonction pour qu’elle puisse être utilisée par la suite. Sélectionnez la fonction et ouvrez l’éditeur avancé. Un nouveau message d’alerte vous avertira que la liaison entre le modèle et la fonction sera brisé si vous modifiez la fonction. Pas d’autre choix pour nous à ce moment-là que de passer outre cette alerte et assumer nos actions.

Au sein de l’éditeur avancé, supprimez les éléments surlignés comme suit :

Votre fonction est maintenant prête. Bonne nouvelle ! Mais il faut poursuivre les efforts. L’étape suivante consistera donc à se connecter au fichier contenant les onglets à combiner, et à utiliser cette fonction.

Lorsque vous vous serez connecté(e) au fichier, vous devrez supprimer de la requête les étapes autre que l’étape « Source ».

Selon votre situation, vous pourriez avoir à filtrer quelques lignes pour ne conserver que les onglets à traiter avec votre fonction. Il s’agira après cela d’ajouter une colonne en « appelant une fonction personnalisée ».

Dans la fenêtre d’appel, complétez les éléments demandés. Portez votre attention particulièrement sur la troisième entrée. Vous devrez sélectionner la colonne « Data » qui sera le paramètre d’entrée de votre fonction.

Une fois le tout validé, vous verrez apparaitre une nouvelle colonne dans la fenêtre de visualisation de vos données. Vous pourrez alors supprimer les colonnes autres que celles contenant le nom des onglets et la colonne ajoutée.

Vous pourrez alors développer le contenu de la colonne ajoutée.

Vous y voilà, vous avez réussi à combiner l’ensemble de vos onglets en une seule table correctement mise en forme. Bravo à vous.

Solution 2 : Ajuster les étapes de la requête

Cette solution pourra probablement vous sembler plus simple. Elle nécessitera cependant une attention particulière pour ne conserver que des lignes de données correctes.

Après une première connexion à votre fichier, faites en sorte de ne conserver que l’étape « Source » comme effectué dans la solution précédente.

Vous pourrez conserver uniquement les colonnes contenant les noms des onglets ainsi que les tables associées (dans la colonne « Data »).

Vous pourrez alors développer le contenu de la colonne « Data » comme précédemment avec la colonne résultant de la fonction personnalisée.