Malgré toutes les solutions qu’apporte Power BI pour transformer, analyser et partager des données, rien de remplace Excel pour de nombreux utilisateurs. Et même si cela va à l’encontre de la Business Intelligence, il arrive qu’un besoin d’extraire automatiquement de la donnée vers Excel émerge.

Dans cet article, nous vous présentons une solution très simple et rapide à mettre en place pour connecter des données provenant de Power BI Services à une table Excel.

Principe de fonctionnement :

1. Publiez votre modèle de données sur Power BI Services

Une fois votre modèle de données créé sur Power BI Desktop, vous devez le publier (UTILISER POWER BI COMME REQUETEUR VERS EXCEL) sur Power BI Services :

IMPORTANT : la table que vous souhaitez ensuite exporter doit posséder au moins une mesure (par exemple CA=SUM(‘Ventes’[Montant])).

 

2. Connectez votre fichier Excel depuis Power BI Services

Ouvrez votre rapport publié sur Power BI Services, puis choisissez « Analyser dans Excel » en haut à droite :

Si c’est la première fois que vous utilisez cette fonctionnalité, il vous sera demandé de télécharger des compléments pour Excel.

Ouvrez ensuite le fichier téléchargé avec Excel.

 

3. Récupérez la table que vous souhaitez

Excel s’ouvre sur une fenêtre avec un tableau croisé dynamique vide. Glissez alors une mesure de la table qui vous intéresse.

Avec un clic droit sur la valeur, choisissez « Afficher les détails » :

Excel ouvre alors un nouvel onglet avec la table source. Celle-ci est directement connectée à Power BI et peut être rafraichie à tout moment ! Vous pouvez même supprimer l’onglet contenant le Tableau Croisé Dynamique.

4. Modifiez la requête sur Excel

La table que vous obtenez est peut être incomplète : seules les 1 000 premières lignes sont affichées !

Effectuez un clic droit sur la table et sélectionner « Table / Modifier la requête… » :

Puis remplacez « MAXROWS 1000 » par « MAXROWS 1000000 » dans le texte de la commande :

5. Pour aller plus loin… du DAX !

Si la table extraite ne vous convient pas (trop de données par exemple), vous pouvez modifier le texte de la commande avec du DAX. Par exemple, pour ne récupérer que 3 colonnes avec un filtre sur l’année 2016:

Et le résultat :